Welche Unternehmen bisher noch die klassische Buchhaltung durchführen, sollten über die Vorteile der digitalen Buchhaltung nachdenken. Es bleibt dabei unberührt davon, wie umfangreich sie die Buchhaltung tatsächlich im eigenen Unternehmen durchführen. Nachstehend gehen die Ausführung auf die Vorteile einer digitalen Buchhaltung konkreter ein.
Digitale Speicherung als Zukunftsinstrument
Eine digitale Buchhaltung trifft auf den Trend der digitalen Bearbeitung und Speicherung von Daten im Unternehmen. Die Akten der Buchhaltung gehören eigentlich der Vergangenheit an, denn alles Informationen müssen sowieso mittlerweile digital dargestellt oder auch deklariert werden. Lediglich die digitalen Akten werden auch diejenigen sein, die Bestand in der Zukunft haben werden. Die Lager in Unternehmen sind bereits mit den herkömmlichen wichtigen Dokumenten gefüllt und müssen klein gehalten werden. Für weitere Lager ist oftmals kein Platz und weitere laufenden Kosten sollen meistens vermieden werden.
Dienstleiter sind bereits digital unterwegs
Die meisten Dienstleister in der Buchhaltung sind bereits digital unterwegs. Selbst der öffentliche Dienst hat sich umgestellt und erwartet dies ebenso von Unternehmen. Deswegen ist wichtig, dass sich Firmen anpassen, um mit allen wichtigen Akteuren interagieren zu können. Es bleibt dabei unberührt, ob die Unternehmen die Buchhaltung komplett selbst machen oder beispielsweise „nur“ vorkontieren. Selbst wenn es das letztere ist, welches die Unternehmen durchführen, sind die Informationsübermittlungen und die Korrespondenz mit den Zulieferern auf digitaler Weise wichtig und stehen im Vordergrund. Dadurch funktioniert nämlich die nachstehende Bearbeitung schneller und oftmals auch fehlerfreier. Zumindest können Fehler auch schneller entdeckt und korrigiert werden.
Auswahl der digitalen Buchhaltung
Die Auswahl der digitalen Buchhaltung steht im Spannungsfeld der Wünsche über das eigene ERP-System und gegebenenfalls den Anforderungen eines externen Buchhaltungsbüros, wenn es denn beauftragt ist. Denn oftmals besteht der innige Wunsch, dass die Buchhaltung intern soweit vernetzt ist, dass sie Daten für die Geschäftsführung liefern kann. Sie können unkomplizierter als Entscheidungsgrundlage dienen, die die Geschäftsführung ständig braucht.
Die jeweiligen Systeme sollten also kompatibel sein. Ansonsten sollte sich ein Unternehmen vor einer Anschaffung eines ERP-Systems und auch Beauftragung eines externen Dienstleisters überlegen, welches für sie Priorität hat. Sicherlich wird meistens die Wahl auf das ERP-System fallen, da dadurch wesentlich mehr Abteilungen berührt und Vorteile haben werden. In der Regel sind aber die meisten externen Buchhaltungen auf unterschiedlichste Unternehmenstools eingestellt. Alternativ können die beauftragenden Unternehmen mit ihnen auch Anpassungen aushandeln, sodass ihre Systeme kompatibel gemacht oder Zusätze wie Plugins eingekauft werden. Solche Investitionen und Zusätze sind meistens klein und überschaubar. Sie lohnen sich zudem, wenn der Dienstleister grundsätzlich günstiger ist, als wenn die Buchhaltung im eigenen Unternehmen verbleiben würde.